Criteria voor de erkenning van een branche RI&E-instrument

Er zijn behoorlijk wat aspecten, die de kwaliteit van een branche RI&E-instrument bepalen. De onderstaande criteria voor erkenning bevatten de suggesties van werkgeversorganisaties voor het ontwikkelen van een goed RI&E-instrument èn de criteria van de vakbond(en) voor de beoordeling van een RI&E-instrument om tot een erkend branche RI&E-instrument te komen.
Deze criteria voor erkenning zijn door de werkgeverscentrales VNO-NCW, AWVN en MKB-Nederland en de vakcentrales FNV, MHP en CNV samen afgesproken om de kwaliteit van branche RI&E-instrumenten te borgen.

Tip:
Gebruik deze lijst met criteria als checklist bij het opstellen van uw programma van eisen voor de ontwikkeling van uw eigen branche RI&E-instrument. Zeker als u het RI&E-instrument straks wilt laten erkennen. Maar ook als u dat niet wilt, kunt u van deze lijst met criteria goed gebruik maken. Het helpt u hoe dan ook om de kwaliteit van uw branche RI&E-instrument te verhogen en te borgen.

Criteria voor erkenning:

1. Inbedding in of opbouw van de branche arbostructuur

• De ontwikkeling van het branche RI&E-instrument maakt onderdeel uit van bredere aandacht voor preventief arbobeleid in de branche (bijv. normen op arbogebied, afspraken in arboconvenant of CAO). Het traject is ingebed in de branche arbostructuur óf het is een serieuze start in de opbouw daarvan.

2. Wettelijk kader

• Er is een goede balans tussen ‘volledigheid ’ en ‘focus en uitvoerbaarheid’. Het streven is dat het RI&E-instrument:
• volledig is in de zin van de Arbowet (zie ook volgende bullet);
• én focus heeft op de belangrijkste arbeidsrisico’s: goede herkenbaarheid van ‘prioritaire risico’s’ versus ‘overige risico’s’;
• én praktisch uitvoerbaar is: hanteerbare en motiverende omvang.

Het kan tijdens de ontwikkeling van het RI&E-instrument dus nodig zijn concessies te doen.

• Het RI&E-instrument bevat de onderwerpen die volgens de wet- en regelgeving (Arbowet, Arbobesluit, Arbeidstijdenwet) verplicht in de RI&E moeten zijn opgenomen. Dit zijn onder meer:
• de rol en taken, het aantal en niveau van de ‘preventiemedewerker’, gebaseerd op de uitkomsten van de RI&E (zie Arbowet art. 13 en de RI&E-module over de ‘preventiemedewerker’ van het Steunpunt RI&E-instrumenten);
• de rol van de medezeggenschap bij het uitvoeren van de RI&E en het opstellen van het plan van aanpak (zie ook ad 3);
• de toegang van werknemers tot de ‘preventiemedewerker’, arbodeskundigen of de arbodienst (zie Arbowet art. 5, lid 2).
• Het RI&E-instrument beschrijft wanneer een bedrijf in aanmerking komt voor de lichte RI&E-toets, geen RI&E-toets, dan wel de gewone RI&E-toets moet laten uitvoeren.

3. Medewerkersbetrokkenheid

• Het RI&E-instrument bevat een beschrijving met de rol van medezeggenschap (OR/PVT/PV) bij het uitvoeren van de RI&E en bij het komen tot en volgen van het plan van aanpak.
• Het RI&E-instrument zet ertoe aan, dat naast de werkgever ook medewerkers bij de RI&E-uitvoering “aan het woord komen”. Dit ten behoeve brede input, betrouwbaarheid van de uitkomsten en samenspel tussen werkgever en werknemers(vertegenwoordiging) in de vormgeving van het arbobeleid. Het RI&E-instrument is pas volledig als het duidelijkheid geeft over de wijzen van betrekken van werknemers bij het RI&E-proces.
• Het RI&E-instrument bevat daarom praktische tips, ook voor hele kleine bedrijven, die de werknemersbetrokkenheid stimuleren en handen en voeten geven. De tips zetten de werkgever ertoe aan om, in overleg met zijn werknemers(vertegenwoordiging), de meest passende wijze te kiezen. Denk bijvoorbeeld aan:
• medewerkervragenlijst uitzetten, door medewerkers (anoniem) laten invullen en de uitkomsten ervan in het RI&E-instrument invoeren;
• relevante onderwerpen (aan de hand van de RI&E-(vraag)stellingen) in het werkoverleg bespreken en uitkomsten in het RI&E-instrument invoeren;
• ‘fotosafari’ van medewerkers: ieder één top-risico in beeld laten brengen, bespreken en de uitkomsten ervan in het RI&E-instrument invoeren;
• bespreking van de uitkomsten van de risico-inventarisatie en -evaluatie door een groep medewerkers, en aldus prioriteiten bepalen en richting plan van aanpak werken.

4. Kwaliteit van de inhoud

• In de handleiding bij het RI&E-instrument, en waar mogelijk ook in de toelichtingen bij (vraag)stellingen, komt tot uiting dat gebruik van het RI&E-instrument en het voldoen aan voorschriften en regels nuttig zijn, omdat:
• het een (wettelijke) verplichting is;
• én het ook voordelen heeft: opbrengsten voor medewerkers en bedrijf, zoals voorkomen van schadelijke effecten van blootstelling, vermindering van gezondheidsklachten en verzuim, kostenbesparing, winst voor kwaliteit en productiviteit etc.
• (Vraag)stellingen nodigen uit tot kritische beantwoording door de invuller.
• Het RI&E-instrument geeft helder aan indien voor sommige arbeidsrisico’s nog een ‘verdiepende RI&E’ moet worden uitgevoerd, zeker wanneer het om ‘prioritaire risico’s’ gaat. Dit kan gaan over biologische risico’s, gevaarlijke stoffen, fysieke belasting etc.
• Het RI&E-instrument geeft na inventarisatie van de risico’s automatisch de risicoklasse aan: de ernst van de risico’s. Het RI&E-instrument geeft daarna ook automatisch de prioriteit aan om het risico aan te pakken. De gebruiker kan de prioriteit echter veranderen, bijv. op basis van praktische (technische en economische) haalbaarheid in het bedrijf. Het RI&E-instrument vermeldt dat de gebruiker, na overleg tussen werkgever en werknemers, dergelijke afwijkingen van de prioritering in het plan van aanpak moet beargumenteren.
• Het RI&E-instrument is conform de stand van de wetenschap, de techniek en de professionele dienstverlening van de branche: het bevat daadwerkelijk haalbare maatregelen en oplossingen ter preventie van arbeidsrisico’s. Tijdens de ontwikkeling vindt daarom een check plaats op bruikbare brancheinformatie:
• CAO-afspraken;
• arboconvenant afspraken;
• goede praktijken;
• oplossingenboeken;
• arbocatalogus.
• Om deze stand der techniek, wetenschap en dienstverlening in de branche weer te geven, is in het RI&E-instrument voldoende gebruik gemaakt van de mogelijkheden tot toelichting op (vraag)stellingen en tot doorlinken (indien nodig/relevant). Hierbij is het wenselijk, dat er een koppeling is naar het automatisch genereren van oplossingen.

5. Branchespecifiek

• Het RI&E-instrument bevat de top 5-10 van de arbeidsrisico’s in de branche. Deze staan vooraan in het RI&E-instrument. Dit maakt het voor gebruikers mogelijk goed zicht te krijgen op de ‘prioritaire risico’s’ in hun bedrijf, naast de ‘overige risico’s’. Het RI&E-instrument geeft gebruikers zo een goede focus en stelt hen in staat primair daarop successen te boeken.
• Het RI&E-instrument genereert bij de samenstelling van het plan van aanpak automatisch branchespecifieke oplossingen voor de aanpak van arbeidsrisico’s.
• Het RI&E-instrument sluit aan op de taal en de belevingswereld van de werkgevers en werknemers in de branche. Een RI&E-instrument voor personenautodealerbedrijven begint bijvoorbeeld met de werkplaats en inventariseert risico’s over hefbruggen. Een RI&E-instrument voor truckdealerbedrijven begint ook met de werkplaats, maar inventariseert risico’s rond werkkuilen.

6. Gebruiksvriendelijkheid

• Het RI&E-instrument is een uitnodigend, redelijk beknopt (digitaal)* instrument en is betrekkelijk eenvoudig door de beoogde gebruikers te hanteren.
• Het RI&E-instrument maakt het gebruikers mogelijk, bijvoorbeeld door middel van ‘filtervragen’, de arbeidsrisico’s van alleen díe werkprocessen te inventariseren en te evalueren, die in hun bedrijf aanwezig zijn. Tankstations zonder wasstraat krijgen op deze manier geen onnodige (vraag)stellingen over risico’s rond wasstraten te beantwoorden.
• Alle teksten in het RI&E-instrument zijn in taal verwoord, die voor de beoogde gebruikers begrijpelijk is (zie Tips voor taalgebruik).

* Papieren RI&E-instrumenten kunnen overigens ook voor erkenning in aanmerking komen. In de praktijk is echter in toenemende mate sprake van digitale instrumenten, zodat de criteria veelal daarop geformuleerd zijn.

7. Plan van Aanpak: het instrument zet aan tot actie

• Het RI&E-instrument is pragmatisch gericht op verbeteringen in arbeidsomstandigheden en op een goed arbobeleid in het bedrijf.
• Het RI&E-instrument zet aan tot actie:
• de werkbaarheid van het RI&E-instrument is goed;
• het is gericht op actie, lokt na invullen daadwerkelijk (verbeter)activiteiten uit;
• het plan van aanpak rolt er ‘vanzelf’ uit.
• Het RI&E-instrument leidt 'automatisch' tot een plan van aanpak met als (tabel)format:
• Wat aanpakken;
• Beoogd resultaat;
• Wie is verantwoordelijk;
• Wie voert uit;
• Wanneer is het klaar;
• Kosten/budget;
• (Criteria voor) Resultaatevaluatie.

Hierdoor kan het bedrijf zijn plan van aanpak 'op maat' invullen en kan de voortgang van verbeteracties goed gevolgd worden.

• Het RI&E-instrument wijst gebruikers erop afspraken te maken over hoe in het bedrijf over de RI&E-uitvoering en het plan van aanpak gecommuniceerd wordt met de medewerkers. Uitgangspunt is dat elke werknemer en, indien van toepassing, de werknemersvertegenwoordiging (OR/PVT/PV) toegang heeft tot het RI&E-document inclusief het plan van aanpak. Indien aan dit uitgangspunt is voldaan, is de wijze waarop het bedrijf de communicatie invult eigen maatwerk, mede afhankelijk van de bedrijfsgrootte.

8. Actualiteit

• Het RI&E-instrument is, na het succesvol doorlopen van de erkenningsprocedure (zie Erkenning en aanmeldingsprocedure), maximaal twee jaar gegarandeerd erkend. Hiermee wordt bedoeld dat de sociale partners na een periode van twee jaar dienen na te gaan of er al dan niet aanpassingen in het instrument nodig zijn (zie Stap 4: Onderhoud en actualisatie van het branche RI&E-instrument).
  Mocht tussentijds aanleiding bestaan om het RI&E-instrument te onderhouden in verband met kleine gebreken of aanvullingen, of te actualiseren in verband met wijzigingen in wet-en regelgeving of in stand der techniek, wetenschap of professionele dienstverlening, dan nemen de sociale partners hiertoe het initiatief.

9. Verantwoordelijkheid

• Het RI&E-instrument bevat een disclaimer, die aangeeft dat de werkgever zélf verantwoordelijk is voor het hebben van een RI&E-document en plan van aanpak, evenals voor de volledigheid, actualiteit en waarheidsgetrouwheid ervan.