Stap 4: Onderhoud

Ook een RI&E-instrument moet worden onderhouden en van tijd tot tijd geactualiseerd worden. Het is belangrijk dat sociale partners van te voren, dus al bij de ontwikkeling van het RI&E-instrument, afspraken maken over hoe dit aangepakt gaat worden.

Wat is onderhoud?

Bij onderhoud gaat het om niet-ingrijpende aanpassingen in het RI&E-instrument, maar om kleine bijstellingen. Voorbeelden zijn:

• Door het gebruik in de praktijk komen toch nog ‘schoonheidsfoutjes’ in het RI&E-instrument naar boven. Deze worden eruit gehaald.
• Naar aanleiding van opmerkingen van gebruikers wordt een stelling of een toelichting aangepast, zodat dit beter begrepen wordt.
• Nieuwe ‘goede praktijken’ of oplossingen komen beschikbaar en worden in het RI&E-instrument opgenomen.

Ook voor het onderhoud is het maken van heldere afspraken van belang. Raadpleeg de tips voor onderhoud voor deze en andere raadgevingen.

Wat is actualisatie?

Actualisatie betreft meer fundamentele wijzigingen in het RI&E-instrument, bijvoorbeeld wanneer de wetgeving verandert. Maar ook wanneer nieuwe werkprocessen en technologieën in de branche hun intrede doen en er belangrijke nieuwe arbeidsrisico’s opduiken waardoor het RI&E-instrument (flink) zal moeten worden uitgebreid of qua opzet flink zal moeten veranderen. Bij actualisatie gaat het dus om een gehele nieuwe versie van het RI&E-instrument, dus niet van bijvoorbeeld versie 1.1 naar 1.2, maar van versie 1.1 naar 2.0. Raadpleeg de tips voor actualisatie voor belangrijke aandachtspunten bij het actualiseren van uw RI&E-instrument.

Actualisatie en (verlies van) erkenning

Sociale partners kunnen natuurlijk op elk moment zelf besluiten dat actualisatie van het branche RI&E-instrument gewenst is. In ieder geval moet er steeds na iedere drie jaar nagegaan worden hoe het met de actualiteit van het instrument gesteld is. Zes maanden vóór het verloop van die driejarige periode ontvangt de brancheorganisatie van het Steunpunt RI&E-instrumenten een brief met verzoek na te gaan of het branche RI&E-instrument nog actueel is. De brancheorganisatie (werkgevers) en vakbond(en) laten dan in een gezamenlijke brief weten wat de stand van zaken is. Is het instrument nog actueel, dan kunnen zij de erkenning ‘verlengen’. Zo niet, dan laten de sociale partners weten welke acties zij ondernemen voor actualisatie en op welke termijn deze gerealiseerd zijn. Voor verlenging van de erkenning dient het RI&E-instrument na actualisatie wederom goedgekeurd te worden door een gecertificeerd arbo-kerndeskundige.

Drie maanden voor het aflopen van de erkenning ontvangt de brancheorganisatie een herinneringsbrief; indien het Steunpunt uiterlijk 1 maand na de vervaldatum van de erkenning geen verlengingsverzoek met handtekeningen van sociale partners en een gecertificeerde arbo-kerndeskundige heeft ontvangen, dan wordt de erkenning beëindigt. De brancheorganisatie wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld en het erkenningsicoontje wordt van de website www.rie.nlverwijderd. Meer informatie over de procedure die gevolgd wordt voor de erkenning bij actualisatie van het RI&E-instrument leest u in Actualisatie en (verlies van) erkenning.

 

Uniform onderhoud of actualisatie

Het kan voorkomen dat veel (of alle) branche RI&E-instrumenten dezelfde aanpassingen moeten ondergaan, bijvoorbeeld door wetswijzigingen. Het Steunpunt RI&E-instrumenten probeert dan centraal deze aanpassingen te ontwikkelen en te realiseren. Wanneer sociale partners dergelijke aanpassingen integraal overnemen en dit schriftelijk aan het Steunpunt RI&E-instrumenten melden, is actualisatie van de erkenning niet nodig: deze loopt dan opnieuw voor twee jaar door. Het Steunpunt RI&E-instrumenten informeert sociale partners over op handen zijnde uniforme aanpassingen via www.rie.nl, maar u kunt hierover ook vragen stellen via info@rie.nl.