Tips en voorbeelden bij implementatie

Deze tips komen voort uit ervaringen van werkgeversorganisaties. Maak gebruik van de opgedane kennis en laat u door de voorbeelden inspireren voor het organiseren van implementatieactiviteiten in uw eigen branche!

1. Differentieer naar actoren

De werkgever heeft de verplichting over een actuele RI&E te beschikken. Werknemers, preventiemedewerkers, PVT’s en de OR hebben invloed op het gebruik en de toepassing van de RI&E. Benader daarom ook deze groepen om dat te stimuleren.

BGZ Wegvervoer publiceert artikelen over het digitale RI&E-instrument zowel in werkgeversbladen als in werknemersbladen.

Het Productschap Diervoeder organiseert in samenwerking met vakbonden een themadag over de RI&E. Werknemers, OR-, PVT- en vakbondskaderleden worden uitgenodigd daaraan deel te nemen. Werkgevers worden gestimuleerd werknemers uit het bedrijf te laten participeren.

Het Productschap Vis heeft mede de impuls gegeven om een cabaretavond te organiseren voor al het personeel in de branche over goed ondernemerschap en goed werkgeverschap. Uit de voorstelling blijkt dat verzuim kan worden voorkomen door onder meer gezamenlijk de RI&E in te vullen. Interessant zijn dan ook de gesprekken in de pauze tussen werkgever en werknemers over de inhoud van de voorstelling en de betekenis op de werkplek.

2. Schriftelijke en digitale communicatiekanalen

Een algemeen artikel over nut en noodzaak van de RI&E is een prima manier om het RI&E-instrument voor het voetlicht te brengen. Hoe persoonlijker de werkgever zich aangesproken voelt op de meerwaarde voor hem en zijn bedrijf, hoe groter de kans op daadwerkelijk gebruik van de RI&E. Een interview met een werkgever en het citeren van uitspraken van werkgevers, zijn voorbeelden waarbij er geappelleerd kan worden op de meerwaarde.

Periodiek verschijnende branchebladen zijn een uitstekend medium om, in artikel- of rubriekvorm, nieuwsfeiten uit te brengen over het RI&E-instrument. U bent daarbij wel altijd afhankelijk van de verschijningsdatum. Snelle communicatiemedia zijn dan ook brieven, (gepersonaliseerde) e-mail berichten of nieuwsbrieven.

Ook op de website van een werkgeversorganisatie kan informatie gezet worden die implementatie kan ondersteunen. U kunt werkgevers en werknemers stimuleren tot frequenter bezoek aan de site door in artikelen te verwijzen naar de site en daarnaast op de site een specifieke rubriek te ontwikkelen met bijvoorbeeld meest gestelde vragen door werkgevers en werknemers over het digitale RI&E-instrument. De rubriek met meest gestelde vragen kunt u aanvullen met de acties die u als werkgeversorganisatie naar aanleiding van de gestelde vragen van plan bent te ondernemen. Het is interessant voor de leden en draagt bij aan uw profilering. U kunt leden oproepen daar weer op te reageren en uw dienstverlening daarop afstemmen. Het gaat daarbij om het aantonen van uw meerwaarde voor de leden en laten zien hoe u zaken waar zij mee zitten oppakt.

De Centrale Branchevereniging Wonen heeft via een gepersonaliseerde mail leden opgeroepen deel te nemen aan een test. De RI&E zelf werd getest voor de oplevering. Onderdeel van die test was de vraag hoe collega-bedrijven te benaderen en te stimuleren zijn om de RI&E te gaan gebruiken. Dit leidde tot tips over de inhoud van de boodschap en over de te gebruiken communicatiekanalen. Uitspraken van de aan de test deelnemende werkgevers zijn vervolgens gebruikt in de verschillende media.

3. Organiseren van workshops

Het aanbieden van workshops om de RI&E in te vullen kan werkgevers over de streep trekken om het digitale RI&E-instrument te gaan gebruiken. Het aanwezig zijn van adviseurs bij de workshop die meteen vragen kunnen beantwoorden kan twee doelen dienen, namelijk:
a.    de invuller krijgt meteen antwoord op de vragen die hij/zij heeft, en;
b.    het wordt de werkgeversorganisatie duidelijk welke onderwerpen vragen oproepen.

Er kunnen op basis daarvan wijzigingen in het digitale RI&E-instrument aangebracht worden, zodat de volgende invuller minder vragen heeft. Bovendien kan de werkgeversorganisatie de vragen als input voor zijn dienstverlening gebruiken. Ook kan die input leiden tot bijstelling van uw dienstverlening richting leden.

Het Productschap Vis stelt het RI&E-instrument inhoudelijk bij in navolging op een dergelijke workshop. De leden zaten met enkele vragen waarvoor in het instrument nog geen oplossing werd geboden.

Sociaal Fonds Taxi krijgt bij de themabijeenkomsten feedback op de inhoud van het RI&E-instrument. Op basis van de vraagstukken die bij de leden leven, kan de inhoud van het instrument worden aangepast.

BGZ Wegvervoer organiseert workshops waar personen die belast zijn met de uitvoering van de RI&E bij de invulling door arbo-kerndeskundigen worden ondersteund.

4. Vergroten van de kring van contactpersonen

De werkgeversorganisatie heeft veelal contact met een vaste groep van bedrijven. Als de werkgeversorganisatie een activiteit organiseert kunt u de uitnodigingen verzorgen, maar u kunt ook specifiek vragen of de geïnteresseerde andere geïnteresseerden kent die aan die activiteit zouden willen deelnemen. Een ander manier om de kring van contactpersonen te vergroten hangt samen met het tijdstip en de plek van de bijeenkomst.

Voorbeelden uit de praktijk

Het Productschap Vis is van plan een workshop te organiseren in een plaats waarvan zij weten dat daar een actieve middenstandsvoorzitter is. Zij vragen hem om meer belangstellenden uit te nodigen. Er melden zich aanmerkelijk meer gegadigden dan verwacht. De workshop RI&E wordt in de avonduren en lokaal georganiseerd.

Sociaal Fonds Taxi, dat algemene bijeenkomsten organiseert voor bedrijven (zowel de werkgever als werknemers) waar de RI&E als hulpmiddel wordt ingezet, volgt eenzelfde type strategie. Daaraan toegevoegd organiseren zij bijeenkomsten op een ‘leuke locatie waar je niet dagelijks komt’. Het tijdstip betreft het einde van de dag, inclusief maaltijd. De opkomst is boven verwachting en de leden zijn tevreden omdat het aanbod aansluit bij de vragen die zij hebben. Er gaat een wervende kracht van uit.

5. Taalgebruik, verplichting of hulp bij ondernemen

Het invullen van een RI&E is een wettelijke verplichting en kost tijd. De wet is voor de werkgever in wezen geen inspiratiebron. Hij ‘moet’ al zoveel. Toch kan de RI&E-verplichting ook positief gelabeld worden door de manier van verwoording: Een RI&E is ook een middel om een deel van de bedrijfsrisico’s (veiligheid en gezondheidsrisico’s) op een makkelijke manier in beeld te brengen en daarmee gerichter te werken aan de oorzaken van verzuim. Of anders verwoord, ‘werken aan kwaliteit’ of ‘gezond werken’.

Andere werkgevers worden juist gestimuleerd door een meer negatieve benadering: het is een manier is om boetes te voorkomen.

Tip:

• Pas uw benaderingswijze aan op de belevingswereld van de ondernemer bij het onder de aandacht brengen van een RI&E.
• Spreek de taal waarin de ondernemer zichzelf kan herkennen.
• Benadruk het branchespecifieke karakter van het instrument.

De Centrale Branchevereniging Wonen heeft via een test onder leden informatie verkregen over hoe zij het best kunnen communiceren met andere leden. In de communicatie-uitingen in de CBW-vakbladen zijn die suggesties toegepast. Dat leidt bij elk gepubliceerd artikel tot 100 extra “hits” op de website van het digitale RI&E-instrument.

6. Ondersteuning geven

Het is belangrijk dat uw leden leren omgaan met het branchespecifieke RI&E-instrument. De één kan goed met computers omgaan, de ander ziet er tegen op om te beginnen. Het organiseren van workshops geeft u direct feedback op wat er (inhoudelijk) nog aangepast kan worden. Het geeft u ook feedback over de gewenste ondersteuning om de RI&E te gaan gebruiken.

Een andere manier is uw eigen arbo-kerndeskundige, dan wel externe arbo-kerndeskundigen, dan wel aanbieders van diensten op het gebied van arbeidsomstandigheden te instrueren om altijd te vragen of de leden een ingevulde RI&E hebben en of ze er in de praktijk ook mee (kunnen) werken. Ook hier kunt u weer signalen voor een vervolg uit halen op het gebied van dienstverlening of op het gebied van de inhoud van het instrument.

Het Sociaal Fonds Taxi kent arbocoaches die leden ondersteuning geven bij onder meer de RI&E.

BGZ Wegvervoer maakt afspraken met consulenten voorafgaand aan de invulling van de RI&E, tijdens of na de invulling van de RI&E. De signalen vanuit die ondersteuning vertalen zich in nieuwe dienstverlening.

De Centrale Branchevereniging Wonen gebruikt de vragen van werkgevers over de RI&E ook in ondersteuning bij de RI&E door het Verzuimloket.

7. Werkgever én werknemers

Werknemers moeten door uitvoering van de RI&E hun werk vaak anders doen. Draagvlak onder hen is dan ook erg belangrijk. De eerste stap is bewustwording van arbeidsrisico’s onder werknemers. De werkgever doet er alleen daarom al goed aan werknemers te betrekken bij de inventarisatie van de risico’s, het maken van plannen en het ontwikkelen van praktische oplossingen voor problemen die tijdens de uitvoering van de RI&E aan het licht kwamen. Dit komt ook de uitvoerbaarheid van de bedachte oplossingen ten goede.

Het Productschap Diervoeder organiseert met die invalshoek themadagen voor werknemers(vertegenwoordigers). Er wordt over hun rol bij de RI&E gesproken en vervolgens wordt op het werk de RI&E verder ingevuld. Op een vervolgbijeenkomst worden de knelpunten doorgesproken en wordt gekeken hoe er aan oplossingen gewerkt kan worden.