Tips voor actualisatie

Actualisatie betreft meer fundamentele wijzigingen in het RI&E-instrument. Bijvoorbeeld als de wetgeving verandert, of nieuwe werkprocessen en technologieën in de branche hun intrede doen met belangrijke nieuwe arbeidsrisico’s, waardoor het RI&E-instrument (flink) wordt uitgebreid of qua opzet flink verandert. Bij actualisatie gaat het dus om een gehele nieuwe versie van het RI&E-instrument, dus niet van bijvoorbeeld versie 1.1 naar 1.2, maar bijvoorbeeld van versie 1.1 naar 2.0.

• Bespreek als sociale partners met de andere leden van projectteam uit het ontwikkelingstraject welke zaken onder ‘gewoon’ onderhoud vallen en welke zaken actualisatie betekenen (belangrijke wijzigingen in de stand der techniek, wetenschap en wet- en regelgeving).
• Maak afspraken over hoe actualisatie geborgd wordt:
  - Hoe wordt overlegd: alleen tussen de sociale partners of in het gehele beheerteam?
  - Welke procedures worden gehanteerd worden om (weer) tot erkenning van het RI&E-instrument te komen. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat wijzigingen in een brief aan het Steunpunt RI&E-instrumenten opgesomd worden en dat alle sociale partners en de betrokken gecertificeerde arbo-kerndeskundige, door middel van ondertekening laten weten dat zij akkoord zijn. 
• Stel, wanneer actualisatie aan de orde is, zonodig (weer) een projectteam samen en maak een concreet projectplan om de actualisatie zowel inhoudelijk als qua ICT te realiseren. 
• Communiceer tijdig de komst van de nieuwe versie naar de bedrijven. Zij kunnen hier dan hun voordeel mee doen. Beslis in hoeverre het RI&E-instrument dermate fundamenteel veranderd is dat bedrijven een nieuwe RI&E moeten opstellen. Vermeld dit dan ook nadrukkelijk.