Tips voor het ontwikkeltraject

1. Zorg er voor dat beide Sociale Partners, dus werkgevers- én werknemersorganisatie(s), vanaf het begin in het ontwikkeltraject betrokken zijn. Dit is
belangrijk, want de betrokkenheid van werknemersorganisaties vanaf het begin vergemakkelijkt de weg naar erkenning van het RI&E-instrument.
De brancheorganisatie (werkgeversorganisatie) is in de meeste gevallen de initiatiefnemer van het traject. Derhalve treedt de brancheorganisatie op als opdrachtgever en de werknemersorganisatie(s) zijn in het gehele traject ‘stevig’ betrokken (zie ook tip 3).
Zo hebben beide typen organisaties invloed op het ontwikkeltraject en het eindproduct en het geeft duidelijkheid over hun rollen.

2. Maak als Sociale Partners aan de start (schriftelijke) afspraken over:

• de breedte van het project: alleen ontwikkeling, of meteen ook implementatie, onderhoud en actualisatie van het branche RI&E-instrument;
• de financiering van alle activiteiten: ontwikkeling en beoordeling van het branche RI&E-instrument, communicatie erover naar de branche, en eventueel ook al over de implementatie, het onderhoud en de actualisatie van het RI&E-instrument;
• gratis of betaalde verstrekking van het branche RI&E-instrument (RI&E-instrumenten ontwikkeld met het CMS-systeem van het Steunpunt RI&E-instrumenten zijn per definitie gratis en vrij toegankelijk);
• het eigendom van het eindproduct, het branche RI&E-instrument.

Resultaat is dat voor alle partijen afspraken helder en eenduidig zijn.

3. Stel een projectteam samen dat bij voorkeur bestaat uit:

• vertegenwoordiger(s) van de brancheorganisatie(s) (zie ook tip 4);
• vertegenwoordiger(s) van de vakbond(en): de ‘RI&E-beoordelaar’ (zie ook tip 5);
• inhoudelijk deskundige, ingehuurd door de opdrachtgever(s): de ‘RI&E-ontwikkelaar(s)’ (zie ook tip 6);
• eindgebruikers (zie ook tip 12):
• enkele brancheleden: management of staf uit bedrijven;
• enkele werknemers uit bedrijven, bijv. actieve kaderleden.
• eventueel iemand van een werkgeversorganisatie voor procesondersteuning.

Houdt het projectteam qua omvang wel werkbaar.

4. De betrokken brancheorganisatie(s) levert/leveren een projectleider, die zorgt voor een goed verloop van het traject en als aanspreekpunt voor alle betrokken partijen in het ontwikkeltraject optreedt.

5. De betrokken vakbonden selecteren en leveren een ‘RI&E-beoordelaar’, waarin zij vertrouwen hebben. Dit kunnen inhoudelijk deskundigen zijn, maar ook CAO-onderhandelaars. De belangrijkste selectiecriteria zijn:

• kennis van en affiniteit met de branche;
• inhoudelijke deskundigheid over de arbeidsrisico’s in de branche.

6. Stel als sociale partners vast welke deskundigheid in het RI&E-ontwikkeltraject nodig is. Selecteer vervolgens één of meer ‘RI&E-ontwikkelaar(s)’, waarin u allen vertrouwen heeft. Dit vergroot de kans op een goed proces, een bruikbaar eindproduct en beperkte kosten voor de RI&E-beoordeling. Hanteer hierbij in ieder geval de volgende criteria:

• kennis van en affiniteit met de branche;
• inhoudelijke deskundigheid over de belangrijkste arbeidsrisico’s in de branche (de ‘prioritaire risico’s’);
• bekend met de arbostructuur in de branche.

En hanteer eventueel ook als criteria:

• gecertificeerd arbodeskundige;
• adequate IT-deskundigheid;
• kunnen inleven in de belevingswereld van de branche;
• kunnen luisteren, samenwerken en onafhankelijk kunnen adviseren;
• klant- en gebruikerswensen (programma van eisen) praktisch kunnen vertalen in het instrument.

7. Bespreek in het projectteam diverse onderwerpen om het project goed in te richten. Maak hierbij gebruik van de inhoudelijke criteria voor erkenning van het branche RI&E-instrument (zie Criteria voor erkenning). Het is zinvol de criteria samen langs te lopen en zo de gewenste kwaliteit van het ontwikkelproces en het RI&E-instrument vorm te geven. Zeker als de sociale partners het instrument straks willen laten erkennen. Voeg eventueel eigen kwaliteitscriteria toe.

8. Kom op basis van die bespreking(en) in het projectteam tot een projectplan met maatwerk op de volgende onderdelen:

• Beoogd eindproduct:
• een erkend branche RI&E-instrument, gebaseerd op overeenstemming tussen sociale partners?
• een erkend branche RI&E-instrument op basis van CAO afspraken?
• of een branche RI&E-instrument zonder erkenning of opname in CAO?
• Programma van eisen:
• ten aanzien van het RI&E-instrument:
• de scope: welke belangrijkste werkprocessen, welke top 5-10 arbeidsrisico’s van de branche (‘prioritaire risico’s’);
• concrete invulling van de balans tussen ‘volledigheid’ en ‘focus en uitvoerbaarheid’ (zie Criteria voor erkenning);
• diepgang: biedt het instrument de vereiste diepte, of is na gebruik ervan nog een verdiepende RI&E op sommige arbeidsrisico’s nodig (op welke dan?);
• gebruiksgemak en gewenste IT-functionaliteiten;
• eventuele andere vereisten op basis van de criteria voor erkenning (zie Criteria voor erkenning).
• ten aanzien van deskundigheid:
  • inhoudelijke deskundigheid: geen, één of meer gecertificeerde arbodeskundigen;
  • IT-deskundigheid.
• Projectorganisatie en planning:
  • heldere rollen en taken van alle betrokkenen, inclusief wie nemen finale beslissingen;
  • monitoring en evaluatie van het project, meenemen van leer- en verbeterpunten in het traject;
  • duidelijke go/no go momenten.
• Communicatie en implementatie naar de branche (werkgevers en werknemers):
  • communicatie: over het RI&E-ontwikkelproject en het eindproduct straks;
  • implementatie van het branche RI&E-instrument: nu al invullen, of afspreken daar aan het eind van het ontwikkelproject op terug te komen.
• Activiteiten, wie doet wat en realistische (!) tijdsplanning:
• communicatie naar de branche over het project, het eindproduct en de diverse voordelen ervan: gezondheid en veiligheid van personeel, bedrijfsbelangen zoals kostenbesparing, motivatie en inzetbaarheid van personeel etc.;
• verkennen van de branche: bijv. door het bezoeken van bedrijven en gesprekken met werkgevers en werknemers, zodat men een goed beeld krijgt van wat er echt speelt in de praktijk;
• bepalen van selectiecriteria en benaderen van bedrijven voor deelname aan pilot-testen;
• inventariseren van belangrijkste brancherisico’s op basis van beschikbare informatie: de bedrijfsbezoeken, gesprekken, CAO- of arboconvenantafspraken, arbocatalogus etc.;
• inventariseren van beschikbare en haalbare oplossingen voor brancherisico’s (zie Criteria voor erkenning);
• zonodig en tijdig inschakelen van één of meer gecertificeerde arbodeskundigen;
• opstellen van concept RI&E-instrument door de RI&E-ontwikkelaar(s);
• concept RI&E-instrument bespreken / testen in projectteam;
• aanbrengen van eventuele aanpassingen in het concept RI&E-instrument;
• uitvoeren van pilot-testen met het 2e concept RI&E-instrument in de praktijk door bedrijven: met betrokkenheid van werkgevers en werknemers (zie ook tip 14);
• bijstellen van het concept RI&E-instrument;
• 3e concept RI&E-instrument bespreken / testen in projectteam;
• laatste bijstellingen door RI&E-ontwikkelaar(s);
• (formele) beoordeling van het RI&E-instrument door de RI&E-beoordelaar;
• definitief vaststellen van het RI&E-instrument door het projectteam; dit is tevens de goedkeuring / erkenning door de sociale partners;
• indien aan de orde:
  • schriftelijke aanmelding van het erkende branche RI&E-instrument bij het Steunpunt RI&E-instrumenten;
  • óf als sociale partners het branche RI&E-instrument in de CAO overeenkomen (met aanvullende afspraken).
• communicatie naar de branche: werkgevers en werknemers;
• afspraken maken over verspreiding en implementatie in de branche en over onderhoud en actueel houden van het RI&E-instrument.

9. Zorg ervoor dat de projectgroep achter het gehele projectplan staat en dat er dus draagvlak voor is bij alle betrokkenen. Dat voorkomt (vervelende) verrassingen onderweg of achteraf.

10. Maak duidelijke afspraken met de RI&E-ontwikkelaar over het eindproduct dat moet worden opgeleverd en diens rol daarbij. Dit is af te leiden uit het projectplan en het programma van eisen dat daarin is opgenomen.

11. Maak ook duidelijke afspraken met de RI&E-beoordelaar over zijn/haar rol. Let daarbij goed op de verschillen in de rol van RI&E-ontwikkelaar en die van RI&E-beoordelaar. Voorkom dat de RI&E-beoordelaar mede-ontwikkelaar wordt én dat de boordelaar pas aan het eind van het ontwikkeltraject aanhaakt.

12. Wellicht ten overvloede: schep zo veel mogelijk voorwaarden voor actieve participatie en betrokkenheid van de eindgebruikers: bedrijven (management of staf) en werknemers:

• In het projeccteam:
• betrek bedrijven en eventueel werknemers bij het opstellen van het projectplan.
• Tijdens de ontwikkeling en het pilot-testen van het instrument, bijvoorbeeld:
  • het bezoeken van bedrijven;
  • gesprekken met management of staffunctionarisen van bedrijven;
  • gesprekken met werknemers uit bedrijven, bijvoorbeeld actieve kaderleden van werknemersorganisaties;
  • pilot-testen van het concept RI&E-instrument door werkgevers en werknemers (zie ook tip 14).

• voldoet het instrument aan het programma van eisen (zie tip 8), bijvoorbeeld:
• goede scope?
• balans in ‘volledigheid’ en ‘focus en uitvoerbaarheid’?
• gebruiksvriendelijk?
• spoort het instrument de prioritaire risico’s goed op en maakt het goed onderscheid naar aan/afwezigheid van risico’s, c.q. goede afdekking van aanwezige risico’s door passende maatregelen?
• zijn er tips voor aanvullende praktijkoplossingen?