Tips voor onderhoud
Ook een RI&E-instrument moet onderhouden en van tijd tot tijd geactualiseerd worden. Het is belangrijk als sociale partners hierover van te voren, dus al bij de ontwikkeling van het RI&E-instrument, afspraken maken over hoe dit aangepakt gaat worden.
Onderhoud
- Van onderhoud is bijvoorbeeld sprake in de volgende gevallen:
Door het gebruik in de praktijk komen toch nog ‘schoonheidsfoutjes’ in het RI&E-instrument naar boven, die eruitgehaald worden. - Naar aanleiding van opmerkingen van gebruikers wordt een stelling of een toelichting aangepast, zodat deze beter begrepen wordt.
- Nieuwe ‘goede praktijken’ of oplossingen komen beschikbaar en worden in het RI&E-instrument opgenomen.
Tips voor het onderhoud
- Bespreek als sociale partners met de andere leden van projectteam uit het ontwikkelingstraject hoe het onderhoud geborgd wordt en welke zaken onder ‘gewoon’ onderhoud vallen en welke overleg behoeven met de sociale partners of in het gehele beheerteam.
- Houd in de beginfase het ontwikkelprojectteam nog in de lucht als beheerteam, zodat daar bij vragen en beslissingen nog op teruggevallen kan worden.
- Maak afspraken over de taken en bevoegdheden van de beheerder, leg die vast en stel voor een afgesproken periode een beheerder aan (dit kan iemand uit het projectteam van het ontwikkelingstraject zijn).
- Richt een meldpunt in voor gebruikers en zorg dat er zicht is op de doorgevoerde veranderingen. Registreer:
- meldingen/vragen met betrekking tot het RI&E-instrument, de aanmelder en diens contactgegevens;
- tot welke beslissing dat heeft geleid;
- welke verandering is doorgevoerd;
- wijzig het versienummer en de datum van het instrument.
- Communiceer naar de bedrijven wanneer er een nieuwe versie is (van 1.1 naar 1.2 … 1.88). Geef daarbij expliciet aan welke onderdelen van het RI&E-instrument gewijzigd zijn. En geef de bedrijven het advies alleen de nieuwe delen in het bedrijf na te lopen, de uitkomsten ervan te bespreken met de OR/PVT en het verslag daarvan te hechten aan het plan van aanpak dat verder nog actueel is. Zo blijft het RI&E-werk voor bedrijven beperkt tot alleen de gewijzigde onderdelen, er hoeft zeker geen hele nieuwe RI&E te worden uitgevoerd.
