Tips voor taalgebruik in het RI&E-instrument

Samengevat:

het gebruik van vaktaal wordt zoveel mogelijk beperkt;
de gebruikte taal sluit zoveel mogelijk aan bij het taalgebruik in de branche;
de onderwerpomschrijving is zodanig dat er “ja” of “nee” op geantwoord kan worden;
er worden geen negatieve formuleringen gebruikt in de onderwerpomschrijving.

Eisen aan het taalgebruik

Het is de bedoeling dat ondernemers zélf in staat zijn de RI&E uit te voeren en bovendien dat de onderwerpen die in de RI&E aan bod komen met “ja” of “nee” kunnen worden beantwoord. Hiertoe stelt het RI&E instrumenten eisen aan zowel het taalgebruik, als aan de formulering en verwoording.

Taalgebruik

De taal is gericht op de ondernemer die geen kennis en kunde heeft ten aanzien van het onderwerp arbeidsomstandigheden. Dit betekent dat arbovaktaal zoveel als mogelijk wordt vermeden. Vaktaal uit de branche kan daarentegen wel worden gebruikt.

Geen negatieve formuleringen

Een tweede eis betreft het voorkomen van negatieve formuleringen. Bij een onderwerp moet “ja” (geregeld) of “nee” (niet geregeld) geantwoord kunnen worden. Een formulering met woorden in het onderwerp als “geen” of “niet” maakt het moeilijk om het juiste antwoord te geven.

Het volgende voorbeeld verduidelijkt de formulering:

Moeilijk te beantwoorden met “ja” of “nee”:	Er is geen asbest in het gebouw aanwezig
Makkelijk te beantwoorden:	Het gebouw is asbestvrij

Geen lange omschrijving van het onderwerp

Een lange zin maakt beantwoording moeilijker. Het onderwerp kan beter kort geformuleerd worden om het onderwerp begrijpelijk te laten zijn en de snelheid van beantwoording te bevorderen. Het is overigens mogelijk een toelichting te geven die de bedoelingen nader aanduidt. Lees hierover verder in paragraaf “Toelichting op de onderwerpen”.

Een ander motief om de onderwerpsomschrijving niet te lang te laten zijn, is dat het instrument in een softwarepakket wordt aangeboden. Een in omvang groot onderwerp zou een te groot deel van het scherm in beslag nemen, waardoor in een (sub-)module dan slechts enkele vragen in beeld zullen zijn. Een richtlijn voor de omschrijving van een onderwerp is het liefst minder dan 15 woorden; wenselijk is 10 woorden.

Toelichting op de onderwerpen

Het is de bedoeling dat er, voor zover dit noodzakelijk is, een toelichting op het onderwerp wordt gegeven. Het uitgangspunt blijft dat het onderwerp zo geformuleerd wordt dat een toelichting in principe niet nodig is. Het is voor de leek duidelijk wat er wordt bedoeld. Een voorbeeld:

De leidinggevende geeft zelf het goede voorbeeld en spreekt werknemers aan op onveilig gedrag.

Soms is een toelichting wél noodzakelijk. Het onderwerp kan wel duidelijk zijn, maar een toelichting is nodig omdat er óf een toelichting op een norm nodig is, of omdat er door de toelichting verduidelijkt wordt waar het precies over gaat, Soms kan het ook een toelichting zijn over het belang van de vraag.

Een ander type toelichting is een toelichting over waar aanvullende informatie gevonden kan worden. Bijvoorbeeld in het geval van gevaarlijke stoffen kan in de toelichting geschreven worden dat men bij twijfel de productinformatie bij de leverancier kan vragen, danwel de Arbodienst kan raadplegen.

Nog een type toelichting is de toelichting die het onderwerp in een bredere context plaatst, waarbij bijvoorbeeld verwezen wordt naar de gebruiks- of milieuvergunning van de gemeente of hygiënenormen als de HACCP-richtlijnen. Voorzover dit in een onderwerp of toelichting thuishoort, dan wordt altijd uitgegaan van de arbeidshygiënische strategie (bronaanpak).

Hierna volgt de uitwerking van enkele soorten toelichtingen.

Toelichting op (het belang van) het onderwerp: brancheonafhankelijk

Er zijn verschillende typen toelichtingen mogelijk. Een onderwerp kan wel helder zijn, maar een toelichting verduidelijkt de inhoud en/of het belang van het betreffende onderwerp.

Voorbeelden uit de brancheonafhankelijke RI&E voor het midden- en kleinbedrijf zijn:

Onderwerp	Toelichting
Het gebouw is asbestvrij	Werken met asbest is verboden. Alleen gespecialiseerde bedrijven mogen asbest verwijderen. Als er asbest aanwezig is hoeft dat geen bezwaar te zijn, zolang het maar met rust wordt gelaten. Onderhoudspersoneel moet weten op welke plekken asbest aanwezig is. Een gat boren in een wand met asbest of de wand verplaatsen is dan verboden.
Er zijn afspraken gemaakt met leveranciers over het aanleveren van goederen in verpakkingen van maximaal 25 kg.	Hierdoor zijn er minder hulpmiddelen en instructies nodig om goederen te verplaatsen. Uiteraard is dit niet altijd mogelijk.

Deze voorbeeldtoelichtingen zijn brancheonafhankelijk.

Toelichting waar men informatie kan vinden: brancheonafhankelijk

Het volgende voorbeeld betreft een toelichting op de vraag zelf en waar men informatie kan vinden.

Onderwerp	Toelichting
Er worden gevaarlijke stoffen gebruikt.	Op de verpakking van gevaarlijke stoffen staat een etiket met een gevarensymbool. Sommige schoonmaakmiddelen vallen hier ook onder. Bij twijfel kan de leverancier om productinformatie worden gevraagd. Arbodiensten kunnen u ook op weg helpen.

Toelichting op het onderwerp: branchespecifiek

Het is mogelijk dat er branchespecifieke afspraken zijn gemaakt over de onderwerpen. Deze zijn veelal een resultaat van Arboconvenanten of ze zijn in CAO’s opgenomen. Als er branchespecifieke toelichtingen zijn, dan dienen deze te worden opgenomen.

Juridische toelichting

Tot slot nog een ander type toelichting, namelijk een toelichting die is gebaseerd op wet- en regelgeving. Een voorbeeld is de Arbeidsomstandighedenwet, waarvan de wettekst bijvoorbeeld met betrekking tot bedrijfshulpverlening kan worden opgenomen in de toelichting. Het invullen van een juridische toelichting is niet altijd noodzakelijk, maar kan soms later alsnog van belang worden. Bij de RI&E voor MKB-Nederland is de juridische toelichting met enige regelmaat ingevuld.

De essentie is dat de RI&E wordt gemaakt op basis van de juiste onderwerpen die bovendien de laatste stand van de wetenschap weergegeven. Op het moment dat er wijzigingen optreden in wet- en regelgeving, gaat het er om dat de onderwerpen bij prioriteit gewijzigd gaan worden. Op welke juridische regel dat gebaseerd is, dat is aanmerkelijk minder van belang.