Inhoudelijke criteria voor een branche RI&E-instrument
Er zijn behoorlijk wat aspecten die de kwaliteit van een branche RI&E-instrument bepalen. De onderstaande inhoudelijke criteria bevatten zowel suggesties van werkgevers-organisaties voor het ontwikkelen van een goed RI&E-instrument als de criteria van de vakbond(en) voor de beoordeling van een RI&E-instrument om tot een erkend branche RI&E-instrument te komen. Deze criteria voor erkenning zijn door het Steunpunt RI&E vastgesteld om de kwaliteit van branche RI&E-instrumenten te borgen.
Tip:
Gebruik deze lijst met criteria als checklist bij het opstellen van uw programma van eisen voor de ontwikkeling van uw eigen branche RI&E-instrument. Zeker als u het RI&E-instrument straks wilt laten erkennen. Maar ook als u dat niet wilt, kunt u van deze lijst met criteria goed gebruik maken. Het helpt u hoe dan ook om de kwaliteit van uw branche RI&E-instrument te verhogen en te borgen.
Criteria voor erkenning:
1. Wettelijk kader
- Er is een goede balans tussen ‘volledigheid’ en ‘focus en uitvoerbaarheid’. Een RI&E-instrument kan nooit tegelijkertijd volledig, uitvoerbaar en ‘stimulerend’ zijn.
Een praktijkdefinitie voor de volledigheid en betrouwbaarheid van een RI&E-instrument is dat het RI&E-instrument:- dat focus heeft op de belangrijkste arbeidsrisico’s (prioritaire risico’s). Deze zijn volledig en betrouwbaar geïnventariseerd. Het bevordert de betrouwbaarheid wanneer nagegaan kan worden op welke wijze de prioritaire risico’s door de werkgever beheerst worden;
- specifieke aandachtspunten bevat die door sociale partners zijn vastgesteld. Denk hierbij aan BHV en vragen die verplicht in een RI&E opgenomen moeten zijn en
- overige risico’s benoemt, zonder daar volledig in te zijn.
NB Het gegeven dat in het RI&E-instrument niet elk denkbaar risico geïnventariseerd wordt, ontslaat de werkgever niet van zijn verantwoordelijkheid op dit gebied. Elke werkgever is volledig verantwoordelijk voor alle risico’s binnen zijn bedrijf.
- Het RI&E-instrument bevat de onderwerpen die volgens de wet- en regelgeving (Arbowet, Arbobesluit, Arbeidstijdenwet) verplicht in de RI&E moeten zijn opgenomen. Voorbeelden van deze specifieke aandachtspunten zijn:
- de rol en taken, het aantal en niveau van de ‘preventiemedewerker’, gebaseerd op de uitkomsten van de RI&E (zie Arbowet art. 13 en de RI&E-module over de ‘preventiemedewerker’ van het Steunpunt RI&E-instrumenten);
- de rol van de medezeggenschap bij het opstellen van de RI&E en het uitvoeren van het plan van aanpak (zie ook ad 3);
- de toegang van werknemers tot de ‘preventiemedewerker’, arbo-kerndeskundigen of de arbodienst (zie Arbowet art. 5, lid 2).
- Het RI&E-instrument beschrijft wanneer een bedrijf in aanmerking komt voor toetsingsvrijstelling van de RI&E, dan wel de gewone RI&E-toets moet laten uitvoeren.
2. Medewerkersbetrokkenheid
- Het RI&E-instrument bevat een beschrijving met de rol van de medezeggenschapsorganen(OR/PVT/PV) bij het opstellen van de RI&E en bij het komen tot, en volgen van het plan van aanpak.
- Het RI&E-instrument zet ertoe aan dat naast de werkgever, ook medewerkers bij het opstellen van de RI&E “aan het woord komen”. Dit ten behoeve brede input, betrouwbaarheid van de uitkomsten en samenspel tussen werkgever en werknemers(vertegenwoordiging) in de vormgeving van het arbobeleid. Het RI&E-instrument is pas volledig als het duidelijkheid geeft over de wijzen van het betrekken van werknemers bij het RI&E-proces.
- Het RI&E-instrument bevat daarom praktische tips, ook voor kleine bedrijven, die de werknemersbetrokkenheid stimuleren en handen en voeten geven. De tips zetten de werkgever ertoe aan om, in overleg met zijn werknemers(vertegenwoordiging), de meest passende wijze van betrokkenheid te kiezen. Denk bijvoorbeeld aan:
- medewerkervragenlijst uitzetten, door medewerkers (anoniem) laten invullen en de uitkomsten ervan in het RI&E-instrument invoeren;
- relevante onderwerpen (aan de hand van de RI&E-(vraag)stellingen) in het werkoverleg bespreken en uitkomsten in het RI&E-instrument invoeren;
- ‘fotosafari’ van medewerkers: ieder één toprisico in beeld laten brengen, bespreken en de uitkomsten ervan in het RI&E-instrument invoeren;
- bespreking van de uitkomsten van de RI&E door een groep medewerkers, en aldus prioriteiten bepalen en richting plan van aanpak werken.
3. Kwaliteit van de inhoud
- In de handleiding bij het RI&E-instrument, en waar mogelijk ook in de toelichtingen bij (vraag)stellingen, komt tot uiting dat gebruik van het RI&E-instrument en het voldoen aan voorschriften en regels nuttig is, omdat:
- het een (wettelijke) verplichting is;
- én het ook voordelen heeft: opbrengsten voor medewerkers en bedrijf, zoals voorkomen van schadelijke effecten van blootstelling, vermindering van gezondheidsklachten en verzuim, kostenbesparing, winst voor kwaliteit en productiviteit etc.
- (Vraag)stellingen nodigen uit tot kritische beantwoording door de invuller.
- Het RI&E-instrument geeft helder aan wanneer voor sommige arbeidsrisico’s nog een ‘verdiepende RI&E’ moet worden opgesteld, zeker wanneer het om ‘prioritaire risico’s’ gaat. Dit kan gaan over biologische risico’s, gevaarlijke stoffen, fysieke belasting, psychosociale belasting etc.
- Het RI&E-instrument geeft na inventarisatie van de risico’s, de prioritaire risico’s van de branche aan en genereert automatisch de risicoklasse. Dat wil zeggen: de ernst van de risico’s. Het RI&E-instrument geeft daarna ook automatisch de prioriteit aan om het risico aan te pakken. De gebruiker kan de prioriteit echter veranderen, bijv. op basis van praktische (technische en economische) haalbaarheid in het bedrijf. Het RI&E-instrument vermeldt dat de gebruiker, na overleg tussen werkgever en werknemers, dergelijke afwijkingen van de prioritering in het plan van aanpak moet beargumenteren.
- Het RI&E-instrument is conform de stand van de wetenschap, de techniek en de professionele dienstverlening van de branche: het bevat daadwerkelijk haalbare maatregelen en oplossingen ter preventie van arbeidsrisico’s. Tijdens de ontwikkeling vindt daarom een check plaats op bruikbare branche-informatie:
- CAO-afspraken;
- goede praktijken;
- oplossingenboeken;
- arbocatalogus.
- Om deze stand der techniek, wetenschap en dienstverlening in de branche weer te geven, is in het RI&E-instrument voldoende toelichting gegeven op (vraag)stellingen en wordt verwezen naar websites (indien nodig/relevant). Hierbij is het wenselijk dat er een koppeling is naar het automatisch genereren van oplossingen, met name als de branche beschikt over een arbocatalogus, waarin deze beschreven zijn.
4. Branchespecifiek
- Het RI&E-instrument bevat de voor de branche specifieke ‘prioritaire risico’s’. Deze staan vooraan in het RI&E-instrument. Dit maakt het voor gebruikers mogelijk goed zicht te krijgen op die prioritaire risico’s in hun bedrijf, naast de ‘overige risico’s’. Het RI&E-instrument geeft gebruikers zo een goede focus en stelt hen in staat primair daarop successen te boeken.
- Indien de branche beschikt over een arbocatalogus, dan genereert het RI&E-instrument bij de samenstelling van het plan van aanpak automatisch branchespecifieke oplossingen voor de aanpak van prioritaire arbeidsrisico’s.
- Het RI&E-instrument sluit aan op de taal en de belevingswereld van de werkgevers en werknemers in de branche. Een RI&E-instrument voor personenautodealerbedrijven begint bijvoorbeeld met de werkplaats en inventariseert risico’s over hefbruggen. Een RI&E-instrument voor truckdealerbedrijven begint ook met de werkplaats, maar inventariseert risico’s rond werkkuilen.
5. Gebruiksvriendelijkheid
- Het RI&E-instrument is een uitnodigend, redelijk beknopt digitaal instrument en is betrekkelijk eenvoudig door de beoogde gebruikers te hanteren.
- Het RI&E-instrument maakt het gebruikers mogelijk, bijvoorbeeld door middel van ‘filtervragen’, de arbeidsrisico’s van alleen díe werkprocessen te inventariseren en te evalueren die in hun bedrijf aanwezig zijn. Tankstations zonder wasstraat krijgen op deze manier geen onnodige (vraag)stellingen over risico’s rond wasstraten te beantwoorden.
- Alle teksten in het RI&E-instrument zijn verwoord in een, voor de beoogde gebruikers, begrijpelijk taal (zie Tips voor taalgebruik).
6. Plan van Aanpak: Het instrument zet aan tot actie;
- Het RI&E-instrument is pragmatisch gericht op verbeteringen in arbeidsomstandigheden en op een goed arbobeleid in het bedrijf.
- Het RI&E-instrument zet aan tot actie:
- de werkbaarheid van het RI&E-instrument is goed;
- het is gericht op actie, lokt na invullen daadwerkelijk (verbeter)activiteiten uit;
- geeft aan welke prioritaire arbeidsrisico’s beheerst zijn en op welke manier;
- het plan van aanpak rolt er ‘vanzelf’ uit.
- Het RI&E-instrument leidt ‘automatisch’ tot een plan van aanpak met als (tabel)format:
- Wat aanpakken;
- Beoogd resultaat;
- Wie is verantwoordelijk;
- Wie voert uit;
- Wanneer is het klaar;
- Kosten/budget;
- (Criteria voor) resultaatevaluatie.
Hierdoor kan het bedrijf zijn plan van aanpak ‘op maat’ invullen en kan de voortgang van verbeteracties goed gevolgd worden.
- Het RI&E-instrument wijst gebruikers erop afspraken te maken over hoe er in het bedrijf over de RI&E-uitvoering en het plan van aanpak gecommuniceerd wordt met de medewerkers. Uitgangspunt is dat elke werknemer en, indien van toepassing, de medezeggenschapsorganen (OR/PVT/PV) toegang hebben tot het RI&E-document inclusief het plan van aanpak. Indien aan dit uitgangspunt is voldaan is de wijze waarop het bedrijf de communicatie invult, mede afhankelijk van de bedrijfsgrootte, eigen maatwerk.
7. Actualiteit
- Het RI&E-instrument is, na het succesvol doorlopen van de erkenningprocedure (zie Erkenning en aanmeldingsprocedure), maximaal drie jaar gegarandeerd erkend. Hiermee wordt bedoeld dat de sociale partners vóór het verstrijken van de periode van drie jaar dienen na te gaan of er al dan niet aanpassingen in het instrument nodig zijn (zie Stap 4: Onderhoud en actualisatie van het branche RI&E-instrument).
Mocht tussentijds aanleiding bestaan om het RI&E-instrument te onderhouden (in verband met kleine gebreken of aanvullingen) of te actualiseren (in verband met wijzigingen in wet- en regelgeving of in stand der techniek, wetenschap of professionele dienstverlening), dan nemen de sociale partners hiertoe het initiatief.
8. Verantwoordelijkheid
- Het RI&E-instrument bevat een disclaimer die aangeeft dat de werkgever zélf verantwoordelijk is voor het hebben van een RI&E-document en plan van aanpak, evenals voor de volledigheid, actualiteit en waarheidsgetrouwheid ervan.
