Hoe maak je een branche RI&E?

Als branche kun je zelf kiezen in welk systeem je het instrument wilt maken. Branche RI&E-instrumenten zijn gemaakt in verschillende systemen. Eén ervan is het door het Steunpunt RI&E ondersteunde OiRA systeem. OiRA is een internetplatform waarmee je makkelijk een branche RI&E maakt. Hierin staat ook een voorbeeld RI&E waarin de onderwerpen al zijn uitgewerkt. Deze voorbeelden kun je direct, of met een kleine aanpassing, overnemen. Als branche kun je ook eerst een kijkje nemen in één van de instrumenten die in OirA zijn gemaakt. Enkele voorbeelden van instrumenten in het OiRA systeem zijn het algemene MKB instrument en Horeca. Het registreren is gratis. Of probeer een testsessie als u OiRA wilt bekijken zonder te registreren.

Wil je als branche gebruikmaken van OiRA voor het opstellen van je branche RI&E-instrument? Vraag dan bij het Steunpunt RI&E via het contactformulier het gratis gebruik van OiRA aan.

Wanneer je start met het maken van een branche RI&E betrek dan werkgevers- en werknemersorganisaties; leg eisen vast en maak duidelijke afspraken.
Hierbij wat tips voor de aanpak.

Betrek relevante partijen
Stel vooraf een projectteam samen waarin alle relevante partijen vertegenwoordigd zijn. Denk hierbij aan werknemers- en werkgeversvertegenwoordigers én inhoudelijk deskundigen. Het door jou ontwikkelde instrument moet uiteindelijk gebruikt worden in bedrijven (management, staf, preventiemedewerkers). Betrek daarom deze gebruikers actief bij de ontwikkeling van de branche RI&E.

Maak heldere afspraken
Spreek vooraf verwachtingen uit en bespreek de criteria waaraan jouw branche RI&E moet voldoen. Maak afspraken over:

• Het (erkende) eindproduct dat je voor ogen hebt
• Praktische zaken, zoals financiering
• Rolverdeling
• Planning
• Eigenaarschap
• Up to date houden
• Implementatie

Inventariseer belangrijke risico’s
Weet wat de belangrijkste risico’s in de branche zijn. Dit kan verzameld worden aan de hand van bedrijfsbezoeken, gesprekken, cao-afspraken, arbocatalogus, arbo-branchebrochures van de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Gebruik duidelijke taal
Het is de bedoeling dat de ondernemers in de branche zélf in staat zijn de RI&E uit te voeren. Als je gebruik maakt van helder en duidelijk taalgebruik wordt het makkelijker om de RI&E in te vullen.

Zorg dat je branche RI&E gevonden wordt
Maak de branche RI&E via je website en gratis via rie.nl bekend en toegankelijk. Op rie.nl zijn al meer dan 175 branche-instrumenten beschikbaar, erkende en niet erkende instrumenten. De branche RI&E kan worden aangemeld bij het Steunpunt RI&E, zodat die op rie.nl geplaatst wordt.

Laat je branche instrument erkennen
Wil je een erkend branche RI&E ontwikkelen, gebruik dan vanaf het begin de Checklist voor erkenning van een branche RI&E. 

Erkenning van de branche RI&E vraag je aan met de bedoeling dat bedrijven met maximaal 25 werknemers door gebruik van dit RI&E-instrument in aanmerking komen voor toetsingsvrijstelling. 

Je krijgt erkenning voor je branche RI&E als je voldoet aan inhoudelijke punten en een aantal formele criteria: 

• De branche RI&E moet de instemming hebben van ten minste één werkgeversorganisatie en van alle bij de CAO-betrokken werknemersorganisaties. Bij het ontbreken van een CAO, is het niet (meer) mogelijk om een Steunpunt erkenning aan te vragen. 
• De branche RI&E moet getoetst te zijn door een gecertificeerde arbokerndeskundige of BIG-geregistreerde bedrijfsarts.

Voorbeelden van erkende branche RI&E’s vind je op de instrumentenpagina en herken je aan het erkenningsicoontje.

De erkenning wordt verleend door het Steunpunt RI&E en is maximaal drie jaar geldig. Voor erkenning van een branche RI&E is een door de betrokken partijen gezamenlijk of door ieder afzonderlijk ondertekende brief aan het Steunpunt RI&E nodig. Deze brief, of set van brieven, wordt ingediend door één van de betrokken partijen (meestal de werkgeversorganisatie). Maak hiervoor gebruik van deze voorbeeldbrief. Daarnaast dient deze, door de arbodeskundige ondertekende Checklist voor erkenning van een branche RI&E te worden meegestuurd. 

Wanneer de branche RI&E is gemaakt, wil je dat het door werkgevers en werknemers in de branche wordt gebruikt. Om te zorgen dat bedrijven de branche RI&E gaan gebruiken is het allereerst belangrijk dat zij weten dat het bestaat. Het is aan te raden een plan te bedenken om dit voor elkaar te krijgen. Er zijn vele manieren om aan de implementatie van de RI&E te werken. Hier onder vind je twee soorten aanpak:

Aanpak 1: Bedrijven direct informeren over het nut en de noodzaak van de RI&E
Bijvoorbeeld door bijeenkomsten of workshops rond de RI&E te organiseren, of via een nieuwsbrief of vakblad aandacht voor de RI&E te vragen. Betrek vooral de eindgebruikers erbij om het branche-instrument op een aansprekende manier onder de aandacht te brengen. Op die manier krijg je informatie over hoe bedrijven op de hoogte blijven, met welke problemen zij worstelen en aan wat voor hulp en ondersteuning bedrijven behoefte hebben.

Aanpak 2: Bedrijven informeren over gezond en veilig werk thema’s
Een tweede strategie is om meer indirect aandacht voor de RI&E te vragen. Bijvoorbeeld door gezond en veilig werk onderwerpen te belichten, zoals fysieke belasting of het voorkomen van arbeidsongevallen. Aan de hand van zo’n onderwerp kan de RI&E en de branche RI&E ter sprake worden gebracht. De branche RI&E wordt dan eigenlijk een hulpmiddel om informatie over het onderwerp te krijgen en de oplossingsrichtingen aan te dragen. 

Neem in het plan ook mee welke middelen ingezet kunnen worden om de branche te informeren en de branche RI&E te gebruiken. Voorbeelden van middelen zijn workshops, certificaten, nieuwsbrieven en vakmedia. 

Een RI&E is voor werkgevers een middel om gezond en veilig werk in hun organisatie te organiseren en onder de aandacht te brengen. Om dat te ondersteunen is een goed onderhouden en actuele branche RI&E nuttig. Door bijvoorbeeld een gebruikersmeldpunt in te richten, verkrijg je inzichten over gebruik en vragen of issues binnen de branche.

Wat is onderhoud?
Bij onderhoud gaat het om kleine aanpassingen in de branche RI&E, zoals:

• kleine fouten aanpassen.
• een stelling of een toelichting aanpassen zodat deze door gebruikers beter begrepen wordt.
• nieuwe maatregelen opnemen.

Bespreek al bij de ontwikkeling van de branche RI&E af hoe je zorgt dat de RI&E bijgewerkt blijft. Stel bijvoorbeeld een beheerder aan die wijzigingen door kan voeren. Communiceer wanneer er een nieuwe versie is en wat de gevolgen zijn. Geef aan welke onderdelen van de branche RI&E aangepast zijn, ook bij het Steunpunt RI&E. Wanneer er uitsluitend sprake is van onderhoud hoeft het Steunpunt RI&E niet op de hoogte te worden gesteld. Tenzij er sprake is van een wijziging in het instrument dat leidt tot een andere weblink naar het instrument. Geef in die gevallen de wijzigingen door aan het Steunpunt RI&E zodat de weblink kan worden aangepast. 

Wat is actualisatie?
Bij actualisatie gaat het om een compleet nieuwe versie van de branche RI&E. Actualisatie kan nodig zijn bij verandering van wetgeving, maar ook bij introductie van nieuwe werkprocessen en technologieën in de branche. Hierdoor kunnen belangrijke nieuwe arbeidsrisico’s opduiken waardoor de branche RI&E zal moeten worden uitgebreid of veranderd. Omdat actualisatie leidt tot een nieuwe branche RI&E moeten alle sociale partners betrokken worden en moet ook opnieuw erkenning worden aangevraagd. Is er sprake van een actualisatie? Maak dan dus altijd melding hiervan bij het Steunpunt RI&E zodat de erkenning kan worden aangevraagd. 

Het kan voorkomen dat veel (of alle) branche RI&E’s uit één sector dezelfde aanpassingen moeten ondergaan, bijvoorbeeld door wijzigingen in de wet. Het Steunpunt RI&E probeert dan deze aanpassingen centraal te ontwikkelen en voor elkaar te krijgen. Wanneer je zulke aanpassingen helemaal overneemt in jouw branche RI&E en dit schriftelijk aan het Steunpunt RI&E meldt, is een nieuwe erkenningsaanvraag niet nodig.